Was ist ein ATLAS-Beauftragter?
In der Bundesrepublik Deutschland stellt die deutsche Zollverwaltung den Wirtschaftsbeteiligten das IT-Verfahren ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem) zur Verfügung. Mit diesem wird die weitgehend automatisierte Abfertigung und die Überwachung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs gewährleistet. Über eine Internetportalanwendung des Zolls oder über zertifizierte kommerzielle Anwendersoftware haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Zollanmeldungen abzugeben. Dazu gehören summarische Eingangs- und Ausgangsanmeldungen, Gestellungsmitteilungen sowie summarische Anmeldungen zur vorübergehenden Verwahrung. Ebenso werden Zollanmeldungen zur Überführung von Waren in die Zollverfahren abgegeben: Überführung in den zollrechtlich freien Verkehr („klassische Einfuhrverzollung“), Aktive Veredelung, Zolllagerverfahren, Versandverfahren und das Ausfuhrverfahren. Diese Anmeldungen werden elektronisch erfasst und an die Zollstelle übermittelt. Der Zoll verarbeitet diese Daten dann ebenfalls elektronisch und veranlasst alles Weitere (Prüfungsmaßnahmen, Beschau, Bescheide, „Verzollung“ etc.). Hierüber erhält das Unternehmen bzw. der Anmelder dann die jeweilige Entscheidung der Zollstelle sowie den Einfuhrabgabenbescheid ebenfalls elektronisch übermittelt.
Unternehmen sollten über eine angemessene Organisation zur Zollabwicklung verfügen; dazu gehört geschultes Fachpersonal; je nach Größe des Unternehmens kann es angezeigt sein, eine Person (m/w/d) als „ATLAS-Beauftragte/n“ zu benennen.
„ATLAS-Beauftragte“ im Rahmen des AEO (Authorised Economic Operator) sind für die Koordination und Umsetzung von Aufgaben im Zusammenhang mit dem ATLAS-Verfahren verantwortlich. Es ist nicht erforderlich, dass ein Unternehmen eine Person ausschließlich für diese Tätigkeit einstellt und benennt; vielmehr kann jemand mit entsprechenden zollrechtlichen, organisatorischen und IT-bezogenen Kenntnissen diese Tätigkeit z.B. als Zollbeauftragte mit erledigen.
Die Aufgaben von ATLAS-Beauftragten insbesondere im Kontext des AEO können folgende sein:
IT-verfahrensbezogene Kommunikation mit den Zollbehörden:
ATLAS-Beauftragte sind die Hauptansprechpartner zwischen dem Unternehmen und den Zollbehörden. Sie kommunizieren mit den Zollstellen und stellen sicher, dass alle ATLAS-relevanten Informationen inhaltlich korrekt und rechtzeitig übermittelt und Rückfragen aus dem ATLAS-System rechtzeitig beantwortet werden.
Dokumentation und Zollanmeldung
ATLAS-Beauftragte sind verantwortlich für die ordnungsgemäße Zusammenstellung der abfertigungsrelevanten Dokumente und Informationen für die Zollabfertigung. Sie stellen sicher, dass die Zollanmeldungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen erstellt und übermittelt werden.
Überwachung der Zollvorschriften
ATLAS-Beauftragte überwachen kontinuierlich die sich ändernden Zollvorschriften und ATLAS-IT-Verfahrensänderungen (Updates, Releasewechsel etc.) und stellen sicher, dass das Unternehmen stets den aktuellen Anforderungen entspricht.
AEO-Anforderungen (Authorised Economic Operator)
Sofern ein Unternehmen im Rahmen des AEO bestimmte Zertifizierungsstufen erreicht hat, können ATLAS-Beauftragte einen wertvollen Beitrag dazu leisten, dass alle AEO-Anforderungen bzgl. der Zoll-IT erfüllt werden.
Interne Schulungen und Prozessverbesserung
ATLAS-Beauftragte benötigen selbst hinreichende zollrechtliche Kenntnisse durch fachliche Schulungen und sollten über eine hohe IT-Affinität verfügen. Sie sollten sicherstellen, dass Mitarbeitende, die das ATLAS-System bedienen, ebenfalls ausreichend geschult sind, um die richtigen Verfahren auszuwählen, korrekte Daten zu verwenden und die entsprechenden Korrekturprozesse bei Verfahren und Vorschriften zu verstehen.
Risikomanagement
Sofern Unternehmen den AEO-Status erhalten haben, können ATLAS-Beauftragte dabei helfen, zoll- und sicherheitsrelevante Risiken zu identifizieren und angemessene Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken zu implementieren. Diese Anforderung aus dem zollseitig geforderten unternehmensinternen Monitoring umfasst auch die IT-gestützten Prozesse. Im Rahmen interner Kontrollen und regelmäßiger Audits der Zollprozesse ist es dann Aufgabe der ATLAS-Beauftragten nachzuweisen, dass die IT-Verfahren im Zollbereich störungsfrei und gesetzeskonform ablaufen.
Die konkreten Aufgaben von ATLAS-Beauftragten, Zollbeauftragten und Exportkontrollbeauftragten können durchaus miteinander verknüpft und (teilweise) in Personalunion wahrgenommen werden. Sie können und müssen je nach Unternehmensstruktur, Branche und Größe variieren. Unerlässlich ist, dass ATLAS-Beauftragte über umfassende Kenntnisse der Zoll- und Steuervorschriften, des AEO-Programms und des ATLAS-Verfahrens verfügen, um sicherzustellen, dass die Zollabwicklung effizient und gesetzeskonform erfolgt.